Ontwikkeld door : Amurabi SAS en ICC België, Mathieu Maes (mms@iccbo.be).
Eindredactie: Anneleen Dammekens, Guido De Clerq, Catherine de Dorlodot, Martim Della Valle, Bert Gevers, Aude Manhy, Cédric Mulfinger, Cindy Peeters, David Szafran, Anne Van der Zwalmen, Frederik Verhasselt, Sabien Vermeulen.
Cette brochure est également disponible en français.
This brochure is also available in English
De inhoud van deze brochure is ook beschikbaar op de website: http://www.CompliancePro.BE
Dit document heeft tot doel de bewustwording rond compliance bij alle bedrijven in België, in het bijzonder bij Kmo’s die niet noodzakelijkerwijs over een compliance officer beschikken, te verhogen.
Waarom om compliance geven?
“GOED DOEN OMDAT HET GOED VOELT”
“EERLIJK ZIJN OMDAT JE WEET DAT HET JUIST IS”
“ZICH BESCHERMEN: JE WEET WAAROM”
This document aims at helping you prioritising the right thing to do.
Compliance is het maken van bewuste keuzes op basis van kennis, waarden en risicoanalyse. In sommige gevallen kan naleving betekenen dat er op korte termijn inkomsten verloren gaan om op langere termijn winst te genereren: duurzaamheid, veiligheid – en trots.
Compliance
Helpt
Iedereen
→ Ethiek en morele waarden
→ Recht en aansprakelijkheid
→ Veiligheid door risico’s te beperken te beperken
Doe uw best om de contracten na te komen. Algemene compliance. Help geen criminele organisaties. Anti-corruptie. Bescherm de reputatie van u en uw bedrijf. Gedragscode.
Kies bedrijven die u vertrouwt. Screening van derden. Pas de marketing aan uw doelgroepen aan. Verantwoordelijke communicatie en reclame. Weiger sociale uitbuiting. Sluit niemand uit. Respecteer de planeet. Maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Alles weigeren wat illegaal is. Effectief complianceprogramma. Accepteer of bied geen geschenken of amusement waarbij van u een gunst wordt terug verwacht. Geschenken- en entertainmentbeleid. Weigeren persoonlijk voordeel te halen uit acties of beslissingen die op het werk worden genomen.
Belangenverstrengeling. Omgaan met persoonlijke gegevens met zorg en respect. GDPR en gegevensbescherming. Deel uw prijzen niet mee aan uw concurrenten. Verdeel uw klanten of gebieden niet met uw concurrenten. Mededingingsrecht. Ken de regels alvorens te exporteren. Probeer de economische sancties niet te omzeilen. Exportcontroles en economische sancties. Durf spreken. Klokkenluiden.
Denk altijd na alvorens je handelt. Zou u dit gedrag op de voorpagina van de krant willen zien? Neem geen risico om je job te verliezen, boetes te betalen of naar de gevangenis te gaan. Zowel in België als in het buitenland gelden er strenge straffen. Analyseer (opnieuw) de risico’s verbonden aan de landen en bedrijven waarmee u werkt.
Embargo’s en internationale individuele sancties kunnen van toepassing zijn.
Deel uw wachtwoorden niet met anderen. Houd al uw apparaten up-to-date met alle updates. Houd uw mobiele apparaten altijd bij u. Cybersecurity. Wees voorbereid in geval van een onderzoek en hou uw documenten en gegevens bij de hand. De onderzoeken kunnen worden uitgevoerd in uw kantoor en auto. Vraag advies. Als u twijfelt, bel dan uw compliance officer, manager of advocaat.
De wet
Corruptie, witwassen van geld en andere vormen van fraude zijn in België strafbaar en worden bestraft met zware gevangenisstraffen en boetes. Kartelvorming en inbreuken op de bescherming van persoonsgegevens kunnen leiden tot onderzoeken, zware sancties en gevangenisstraffen voor individuen. Vervolging van overtredingen van de exportregels of economische sancties kan leiden tot bijzonder zware sancties.
Bovendien breiden sommige landen hun bevoegdheid uit tot buiten hun grenzen en kunnen zij u en uw bedrijf in België voor de rechter dagen.
De reputatie
De media, het maatschappelijk middenveld, consumenten in het algemeen, zakenpartners, banken maar ook de nieuwe talenten die uw bedrijf in dienst wil nemen hechten meer dan ooit belang aan de reputatie van uw bedrijf..
Weet u waar u de gedragscode van uw bedrijf kunt vinden?
Is uw afdeling betrokken geweest bij de ontwikkeling van de gedragscode?
Heeft u onlangs een opleiding gekregen over de praktische toepassing van compliance?
Bent u zich bewust van de specifieke nalevingsrisico’s die verband houden met uw functie, uw sector en uw markten?
Weet u wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan?
Weet u met wie u moet praten over compliance en ethiek?
Heeft u vertrouwen in de kanalen die tot uw beschikking staan om verdacht ethisch of juridisch gedrag te melden dat u kunt vaststellen?
Voelt u zich bevoegd om te handelen in overeenstemming met de gedragscode van uw bedrijf? Zo niet, wat zou u dan nodig hebben om de bevoegdheid te krijgen?
Anti-corruptie
The Anti-Corruption Guide for Belgian entreprises overseas
→ tinyurl.com/y9tgwpjy
UN Global Compact Principle Ten: Anti-corruption (→ tinyurl.com/yywuquh9), its Local Network Resource Engagement Framework
(→ tinyurl.com/y54axae6), its 6 steps to eliminate corruption in Your company(→ tinyurl.com/y64njgdw), the Guidance Business against Corruption (→ tinyurl.com/y6zakèmd) & the Guide for Anti-corruption risk assessment (→ tinyurl.com/y2dkkwyp)
Transparency International FAQ for Belgium → tinyurl.com/y4zuuc9p
ICC Integrity Compendium see “resist” pp.31-90; guidelines on Agent pp. 91-105 and due diligence guidelines pp.106-176. → tinyurl.com/y6gsrf7e
OECD Bribery and corruption → tinyurl.com/yympumrz
Business at OECD Anti-corruption Committe Support (the BIAC) website to enhance OECD efforts to fight against bribery and corruption to ensure integrity and a global level playing field. → tinyurl.com/y5evmurg
The cU4 Anti-Corruption Resource Centre enter resource U4 → tinyurl.com/y4v7tunl
Belangenconflicten
ICC Guidelines on Conflicts of Interest in Enterprises → tinyurl.com/y24a7wtt
Due diligence
The OECD Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct , “due diligence process” pp.20-36 → tinyurl.com/y3fwhszx
ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) Fraud prevention check-up → tinyurl.com/y4m94rfx
OECD Responsible Business Conduct → tinyurl.com/y4yfkqhu
Mededingingsrecht
Why complying with competition law is good for business? By ICC: an SME Toolkit → tinyurl.com/yyx4ssos
Cyberveiligheid
ICC Cyber Security Guide for Business → tinyurl.com/y58h57kj
Controles op de uitvoer en economische sancties
World Trade Controls, a free information platform:
worldtradecontrols.com
Reclame en marketing
ICC Advertising and Marketing Communications Code → tinyurl.com/yxeds7ul
Programma’s voor ethiek en compliance
Anti-Corruption Ethics and Compliance Handbook for business, see “developing and implementing Ethics and Compliance program”, pp. 15-76. → tinyurl.com/y6lxvbqz
Anti-corruption Ethics and Compliance Program for Business → tinyurl.com/yydsnlk7
IBE (Institute for Business Ethics) Training and Tools, especially its “Say NO toolkit’
→ tinyurl.com/y2fnpb6v
→ tinyurl.com/yxjagccc
ECI (Ethics & Compliance initiative) resources & especially its 5 keys to reducing Ethics and Compliance Risk → tinyurl.com/yxep62r7
Opleiding → compliancepro.be/the-training
Gemeenschap van lokale professionals
→ compliancepro.be/the-register
Naleving is van waarde en creëert waarde. Beslis nu wat je morgen anders gaat doen.
1. Leren : lees de gedragscode van uw bedrijf. Ook de bijlagen. Door het niet kennen en toepassen van de code riskeert u disciplinaire maatregelen waaronder ontslag.
2. Begrijpen: controleer wie de contactpersoon is voor nalevingskwesties en ethische dilemma’s.
3. Toepassen : Twijfelt u in praktijk? Stel uzelf dan gewoon de vraag of u dit gedrag graag zou zien op de voorpagina van een krant.
Duurzame ontwikkeling kan niet bestaan in uw bedrijf zonder verantwoord zakelijk gedrag. Compliance is het managementproces dat alle belanghebbenden in het bedrijf helpt om dit doel te bereiken.
Neem contact met ons op voor eventuele vragen:
we@compliancepro.be, +32 2 515 08 44
Wettelijke kennisgeving: deze brochure werd opgesteld door het Belgisch Comité van de Internationale Kamer van Koophandel (ICC België), voor het initiatief CompliancePro.Be.
Alle teksten, ontwerpen en diverse elementen waaruit het is samengesteld zijn beschermd door het auteursrecht ©. Uittreksels uit de tekst van deze brochure mogen uitsluitend voor niet-commerciële doeleinden en op voorwaarde dat de bron duidelijk wordt vermeld.
Geen enkele CompliancePro.Be partner of ICC Belgium aanvaardt enige verantwoordelijkheid voor de inhoud van de brochure.
Deze brochure is niet bedoeld om een inventarisatie te geven van de risico’s met betrekking tot de bedrijfsethiek en de naleving van de regelgeving.
De verstrekte informatie is slechts van algemene aard, vormt geen professioneel of juridisch advies en kan dit ook niet vervangen. De verstrekte informatie is niet noodzakelijkerwijs volledig, nauwkeurig of bijgewerkt en vormt geen garantie voor bescherming.
